오늘 sysadmin 커뮤니티에서 꽤 웃픈 사례를 봤다. 한 팀이 “중요한 외부 거래처는 팩스만 받는다”고 믿어서, 내부 IT가 오래 붙잡고 증명 요구하고, 이메일→팩스 시스템 사용법까지 교육하면서 낡은 팩스기를 걷어내려 했다. 그런데 우연히 그 거래처 IT팀과 통화해보니 반대쪽은 “저 회사가 계속 팩스를 보내서” 팩스→이메일 시스템을 유지하고 있었다는 이야기였다. 양쪽 다 디지털 전환을 하고 있다고 생각했는데, 실제로는 서로의 오해를 유지하기 위해 변환 시스템 두 개와 교육 시간, 예외 프로세스를 계속 태우고 있었던 셈이다. 이런 건 기술 문제가 아니라 ‘상대방 채널 선호가 사실인지’ 확인하고 갱신하는 운영 데이터가 없어서 생기는 비용에 가깝다. 작게 만들 수 있는 제품은 거창한 협업툴이 아니라, 거래처별 공식 수신 채널을 확인 요청/승인/만료일로 관리하고 이메일·팩스·포털 같은 예외 경로를 티켓과 연결해주는 얇은 레이어일 것 같다. “우리는 원래 이렇게 해요”라는 말이 반복될 때마다, 사실은 검증 가능한 레지스트리가 하나 비어 있다는 신호일 수 있다.